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openDesk bietet Verwaltungen eine zentrale Plattform für digitale Zusammenarbeit, Projektarbeit und Wissensmanagement. In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie openDesk gezielt nutzen, um Projekte transparent zu steuern, Wissen nachhaltig zu sichern und Abstimmungen in Ihrem Haus deutlich zu vereinfachen. Anhand typischer Szenarien aus dem Verwaltungsalltag entwickeln Sie sinnvolle Strukturen für Projekte, Fachaufgaben und Gremienarbeit. Sie erarbeiten, wie Sie Wissen aus Köpfen in offene, gepflegte Wissensbereiche überführen und so Ausfälle, Fluktuation und Medienbrüche abfedern. Praxisnahe Übungen mit Beispieldaten und optional eigenen Fällen zeigen, wie Sie openDesk Schritt für Schritt in Teams, Fachbereichen und Stabsstellen verankern. Am Ende verfügen Sie über klare Leitplanken, Vorlagen und Routinen, um Projekt- und Wissensmanagement mit openDesk in Ihrer Verwaltung wirksam umzusetzen.
- openDesk verstehen und sinnvoll strukturieren
- Überblick über openDesk, Module und Rollen
- Arbeitsbereiche, Teams und Projekte sauber anlegen
- Strukturprinzipien für Behörden und Fachbereiche
- Best Practices aus der öffentlichen Verwaltung
- Digitale Projektarbeit im Verwaltungsalltag
- Projektplanung mit Aufgaben, Boards und Meilensteinen
- Transparente Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen
- Projektkommunikation ohne E-Mail-Flut
- Vorlagen für wiederkehrende Verwaltungsvorhaben
- Wissensmanagement mit openDesk aufbauen
- Wissensarten in der Verwaltung erkennen und erfassen
- Wissensdatenbanken, FAQs und Handbücher anlegen
- Versionierung, Freigaben und Nachvollziehbarkeit
- Wissenssicherung bei Fluktuation und Ruhestand
- Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit
- Dokumente ablegen, verschlagworten und wiederfinden
- Gemeinsames Bearbeiten und Kommentieren von Vorlagen
- Aktenbezug, Vorgänge und rechtssichere Ablage
- Suche, Filter und intelligente Ordner nutzen
- Prozesse, Routinen und Governance
- Spielregeln für Projekt- und Wissensmanagement definieren
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Gremienarbeit
- Onboarding neuer Mitarbeitender mit openDesk
- Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung
- Change, Akzeptanz und Praxis-Transfer
- Typische Hürden in Behörden erkennen und adressieren
- Kolleginnen und Kollegen für openDesk gewinnen
- Praxisübungen mit eigenen Fällen aus dem Alltag
- Persönlicher Umsetzungsplan für das eigene Haus