Seminarkatalog

openDesk bündelt Dateiablage, Dokumentenmanagement und Kollaboration in einer offenen, souveränen Plattform. In diesem Seminar entwickeln Sie eine praxistaugliche Struktur für Dateien und Dokumente, etablieren klare Regeln für Berechtigungen und Versionierung und nutzen die Kollaborationsfunktionen von openDesk gezielt für Projekte und Teams. Anhand konkreter Szenarien aus Verwaltung und Unternehmen lernen Sie, wie Sie Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus steuern, Compliance-Anforderungen berücksichtigen und gleichzeitig die Zusammenarbeit beschleunigen. Sie arbeiten direkt in openDesk, richten Team- und Projekträume ein, testen Workflows und erarbeiten Leitlinien für Ihr eigenes Umfeld. So schaffen Sie die Basis für ein transparentes, revisionssicheres und effizient nutzbares Datei-, Dokumenten- und Kollaborationsmanagement mit openDesk.

• openDesk verstehen und sicher starten
  • Überblick über openDesk, Module und Einsatzszenarien
  • Zusammenspiel von Dateiablage, Kommunikation und Apps
  • Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten klären
  • Best Practices für den Einstieg im Team
• Strukturierte Dateiablage und Versionierung
  • Ordnerstrukturen für Projekte, Teams und Bereiche planen
  • Dateiversionen, Änderungsverfolgung und Wiederherstellung
  • Metadaten, Tags und Suchstrategien für schnelle Funde
  • Lebenszyklus von Dokumenten: Entwurf, Prüfung, Ablage
• Dokumentenmanagement und Compliance
  • Dokumentenarten, Vorlagen und Freigabeprozesse definieren
  • Rechtekonzepte, Freigaben und Zugriffskontrolle in openDesk
  • DSGVO-konformer Umgang mit Dateien und Protokollen
  • Archivierung, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte
• Kollaboration in Projekten und Teams
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit
  • Kommentare, Aufgaben und Erwähnungen sinnvoll nutzen
  • Projekt- und Teamräume strukturieren und moderieren
  • Remote-Zusammenarbeit und hybride Teams mit openDesk
• Integration, Automatisierung und Workflows
  • Verknüpfung mit E-Mail, Kalender und Projekttools
  • Einfache Workflows für Freigaben und Prüfungen aufsetzen
  • Benachrichtigungen, Regeln und Automatisierungen nutzen
  • Typische Use Cases aus Verwaltung, KMU und Projekten
• Governance, Change und Einführung im Unternehmen
  • Spielregeln für Datei- und Dokumentenmanagement festlegen
  • Rollen von IT, Fachbereichen und Führungskräften
  • Migration bestehender Dateiablagen nach openDesk planen
  • Akzeptanz sichern: Schulung, Guidelines und Support

• Grundkenntnisse in Büro-IT und Dateiablagen (z. B. Netzlaufwerke, Cloud-Speicher).
• Erste Berührung mit openDesk oder ähnlichen Plattformen ist hilfreich, aber nicht zwingend.

• IT-Verantwortliche und Systembetreuende in Unternehmen und Verwaltung
• Fach- und Projektleitende, die Teams in openDesk organisieren
• Digitalisierungs- und Organisationsentwickelnde
• Key-User und Multiplikatorinnen für Datei- und Dokumentenmanagement
• Alle, die openDesk für strukturierte Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement einführen oder optimieren wollen.

Lernformate

Unsere Seminare bieten dir maximale Flexibilität: Du kannst zwischen Live-Online und Vor Ort in unseren modernen Schulungszentren im D-A-CH Raum wählen. Beide Formate garantieren dir die gleiche hohe Qualität und interaktive Lernerfahrung.

Schulungsarten

Wir bieten dir verschiedene Schulungsarten: Offene Seminare, Firmenseminare für Teams und Inhouse-Schulungen direkt bei dir vor Ort. So findest du genau das Format, das zu deinen Bedürfnissen passt.

Uhrzeiten

9:00-16:00 Uhr

Aktuelle Software

In unseren offenen Kursen arbeiten wir mit der aktuellsten Software-Version. So lernst du direkt mit den Tools und Features, die du auch in deinem Arbeitsalltag verwendest - praxisnah und zukunftsorientiert. Bei Inhouse- und Firmenschulungen bestimmt ihr die Version.

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